Veelgestelde vragen
Heeft u een vraag over VIPP GGZ? Misschien staat hier uw antwoord. Staat uw vraag hier niet tussen, mail dan naar info@vippggz.nl
- Regeling algemeen
- Aanvragen en betaling subsidie
- MedMij
- Nulmeting
- Zibs
- Gebruikersvereniging
- Monitors en audit
- Voucher
Regeling algemeen
Waar kan ik de volledige regeling lezen? 
Aan welke voorwaarden moet een ggz-instelling voldoen om deel te nemen aan VIPP GGZ?
Is het verplicht om DigiD als authencticatiemiddel te gebruiken (module A1 en A2)?
Aan welke competenties moet een VIPP GGZ projectleider voldoen?
Wat betekent 'tonen' in de tweede norm van module C2?
Aanvragen en betaling subsidie
Hoe kan subsidie aangevraagd worden?
Wat gebeurt er nadat het aanvraagformulier naar DUS-I is verzonden?
Hoe verloopt de uitbetaling van de subsidie?
Moet er ook een urenbegroting ook worden opgenomen in de aanvraag?
Wat is de voucher voor koplopers?
Geldt er een andere aanpak voor de koplopersvoucher?
Hoe moet een instelling het subsidiebedrag verantwoorden?
Welk bedrag moet een instelling voor een voucher aanvragen en verantwoorden?
MedMij
Wat is het MedMij Afsprakenstelsel?
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een ggz-instelling voor het ontsluiten van gegevens binnen het MedMij-netwerk?
Nulmeting
Waar bestaat de vragenlijst van de nulmeting uit?
Hoe ziet het proces van de nulmeting eruit?
Hoeveel tijd kost het om de nulmeting in te vullen?
Zibs
Zijn de zibs opgesteld volgens de AVG-richtlijnen?
Gebruikersvereniging
Waar is de subsidie voor gebruikersverenigingen voor bedoeld?
Waar moet een gebruikersvereniging aan voldoen?
Wat is de deadline voor het oprichten van een gebruikersvereniging?
Hoe moet een gebruikersvereniging subsidie aanvragen en is een eigen bijdrage verplicht?
Monitors en audit
Hoe streng zijn de audits in 2021?
Mag ik zelf een auditpartij kiezen?
Is er een standaard accountantsprotocol beschikbaar?
Antwoorden
Regeling algemeen
Waar kan ik de volledige regeling lezen?
De definitieve regeling is eind oktober 2018 gepubliceerd in de Staatscourant.
Naar boven
Aan welke voorwaarden moet een ggz-instelling voldoen om deel te nemen aan VIPP GGZ?
- Instellingen kunnen deelnemen aan VIPP GGZ indien de Zorgverzekeringswet (Zvw)-omzet groter is dan € 500.000. Voor het toetsen van deze omzet wordt het DigiMV bestand van 2016 of 2017 gebruikt.
- Het voltooien van de nulmeting is verplicht om subsidie aan te kunnen vragen.
- Binnen de instelling moet een VIPP GGZ projectleider worden aangesteld.
Naar boven
Is het verplicht om DigiD als authenticatiemiddel te gebruiken (module A1 en A2)?
In module A1 en A2 wordt vereist dat de verbinding met het PGO en/of patiëntenportaal minimaal voldoet aan beveiligingsniveau eIDAS substantieel. Momenteel wordt eIDAS substantieel nog ontwikkeld.
Als dit beveiligingsniveau niet binnen de doorlooptijd van de regeling (1 februari 2021) beschikbaar komt, is het voldoende om minimaal tweefactor authenticatie als inlogmethode te hanteren (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord + SMS). In dat geval hoeft er niet noodzakelijk gebruik gemaakt te worden van DigiD. Als een instelling nog geen portaal heeft, maar dit gedurende de looptijd van VIPP GGZ wel gaat implementeren, verdient het de aanbeveling om DigiD als authenticatiemiddel te implementeren. DigiD wordt namelijk doorontwikkeld naar DigiD substantieel.
Aan welke competenties moet een VIPP GGZ Projectleider voldoen?
Het advies is dat deze persoon:
- Bekend is met de thema’s e-health, gestructureerde vastlegging van gegevens, informatie-uitwisseling tussen patiënt en behandelaar en medicatieveiligheid;
- Zowel de impact hiervan kent op de werkprocessen en de procedures van de behandelaar als op de ICT-systemen;
- De juiste verbinding kan leggen tussen deze twee;
- Projectmanagementvaardigheden heeft.
Naar boven
Wat betekent ‘tonen’ in de tweede norm van module C2?
In module c2 is de volgende norm opgenomen:
Op 1 februari 2021 kunnen instellingen door de patiënt verzamelde gegevens uit e-health-modules, tonen binnen het EPD.
Het gaat er bij deze norm om dat gegevens die met e-health-modules verzameld worden, binnen het EPD getoond kunnen worden. Dit houdt in dat de zorgverlener niet opnieuw ergens hoeft in te loggen en er geen handmatige acties nodig zijn om de gegevens in het EPD in te zien. Het is dus niet noodzakelijk dat de gegevens in de database van het EPD weggeschreven worden, als ze maar wel vanuit het EPD in te zien zijn.
Naar boven
Wanneer een instelling module A2 aanvraagt maar de resultaatsverplichtingen niet haalt, mag zij dan beoordeeld worden op de normen van module A1?
Nee, een instelling moet de resultaatsverplichtingen halen van de module die zij heeft aangevraagd.
Naar boven
Aanvragen en betalingen subsidie
Hoe kan subsidie aangevraagd worden?
Indien de ggz-instelling in aanmerking wil komen voor subsidie dient het aanvraagformulier tussen 1 november 2018 en 1 mei 2019 gestuurd te worden aan Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I). Meer informatie en het aanvraagformulier staan op https://www.dus-i.nl/subsidies/vipp-fase-3. Naast het invullen van het aanvraagformulier zijn de volgende stukken voor een aanvraag van subsidie nodig:
- Een eigen verklaring dat de ggz-instelling in aanmerking komt voor de aangevraagde modules. Dit is de rapportage van de uitgevoerde nulmeting.
- Indien van toepassing, een de-minimisverklaring (met het ondertekenen van een de-minimisverklaring verklaart het bestuur van de ggz-instelling over de eerder verleende staatssteun). Deze is opgenomen in de bijlage van het aanvraagformulier.
In het aanvraagformulier wordt onder andere gevraagd naar een relatienummer (voorheen: objectnummer). Dit is een uniek nummer, dat bij de eerste subsidieaanvraag bij VWS aan uw instelling is toegekend. Heeft u al eerder een subsidie van VWS ontvangen, dan is dit nummer eveneens in een voorgaande subsidiebeschikking vermeld.
Indien dit uw eerste subsidieaanvraag bij VWS is, dan vult u hier niets in. Als er nog geen relatienummer is, kan dit wel betekenen dat de aanvraag iets later dan gebruikelijk op volledigheid getoetst kan worden. Het streven is ernaar om de volledigheidstoets alsnog zo snel mogelijk uit te voeren.
Stapsgewijze toelichting bij alle onderdelen van het aanvraagfomulier.
Naar boven
Wat gebeurt er nadat het aanvraagformulier naar DUS-I is verzonden?
De behandeltermijn voor een aanvraag is 13 weken. De instelling krijgt na het inzenden van het een volledige aanvraag een ontvangstbevestiging. In het geval van een onvolledige aanvraag krijgt de instelling het verzoek om de benodigde stukken alsnog aan te leveren.
Wanneer een aanvraag is goedgekeurd, wordt de subsidie binnen één of twee maanden voor het eerst uitgekeerd. Dit hangt af van de datum van goedkeuring. Als de activiteiten later dan de goedkeuring van de aanvraag starten, dan wordt het eerste deel van de subsidie overgemaakt in de maand na de start van de activiteiten.
Naar boven
Hoe verloopt de uitbetaling van de subsidie?
Na de eerste uitbetaling wordt de toegekende subsidie maandelijks overgemaakt. Achteraf wordt door middel van een audit vastgesteld welke modules zijn behaald. Mocht er subsidie zijn uitgekeerd op een module die niet is behaald, dan moet de instelling het subsidiegeld van die module terugbetalen.
Naar boven
Is er een maximaal aantal instellingen dat subsidie kan aanvragen? Kan de subsidiepot op zijn als ik te laat ben met aanvragen?
Nee, het subsidiebedrag is vooraf berekend op het aantal instellingen wat aan de regeling mee kan doen.
Naar boven
Moet er ook een urenbegroting ook worden opgenomen in de aanvraag?
De regeling bestaat uit normen en doelen en kent een andere procedure dan die u wellicht gewend bent. De instelling toont achteraf, middels een audit, aan of de normen en doelen zijn behaald. Aanmelding geschiedt dus niet op basis van een projectplan met een urenbegroting.
Naar boven
Wat is de voucher voor koplopers?
Dit onderdeel uit de regeling is gericht op ggz-instellingen die niet voor subsidie van modules C1 en C2 in aanmerking komen. Deze instellingen kunnen aanspraak maken op de voucher wanneer uit de nulmeting blijkt dat zij de resultaatsverplichtingen van modules C1 en C2 al (verregaande) hebben gerealiseerd.
Het doel van de voucher is innovaties op het gebied van e-health door koplopers te ondersteunen.
Naar boven
Geldt er een andere aanpak voor de koplopersvoucher?
Anders dan bij de modules A, B en C, dient een instelling voor het aanvragen van een voucher onder andere een projectplan met begroting in. De aanvraag van de koploper bevat de concrete activiteiten die worden verricht en de afspraken die alle ggz-instellingen daarover hebben gemaakt.
Bij de aanvraag van de subsidie door middel van een voucher is de commitment van minstens één ketenzorgpartner verplicht.
De voucher wordt in twee stappen aangevraagd:
Stap 1) De instelling kruist op het 'Aanvraagformulier VIPP 3' aan dat ze een voucher wilt aanvragen. Dit moet voor 1 mei 2019.
Stap 2) Doe de voucheraanvraag via het Subsidieportaal van DUS-I. Dit mag ook na 1 mei 2019.
Naar boven
Hoe moet een instelling het subsidiebedrag verantwoorden?
Om het subsidiebedrag te verantwoorden wordt een accountantsverklaring* opgesteld. De ggz-instelling moet aantonen dat er van overcompensatie geen sprake is en dat de kosten ter hoogte van het subsidiebedrag ook daadwerkelijk gemaakt zijn. In de accountantsverklaring moet worden aangetoond dat de gemaakte kosten in ieder geval het ontvangen subsidiebedrag overschrijden.
* Als een instelling in de afgelopen drie belastingjaren minder dan € 500.000 staatssteun heeft ontvangen, hoeft er geen accountantsverklaring overlegd te worden.
Welk bedrag moet een instelling voor een voucher aanvragen en verantwoorden?
Een instelling maakt een begroting voor een voucherproject. Bij de aanvraag van de voucher wordt de helft van het totaalbedrag als subsidie aangevraagd. De verantwoording achteraf gaat niet alleen over het aangevraagde bedrag, maar ook over het totaalbedrag van het project.
MedMij
Wat is het MedMij afsprakenstelsel?
Wanneer een instelling subsidie aanvraagt voor module A1 of A2 uit de VIPP GGZ regeling, dient de instelling gegevens uit haar ICT-systeem conform het MedMij Afsprakenstelsel te kunnen ontsluiten naar PGO’s en eventueel het eigen patiëntenportaal.
MedMij stelt spelregels op voor het uitwisselen van gegevens tussen zorgverleners en patiënten. Deze spelregels noemen we het MedMij Afsprakenstelsel. Zorgverleners en patiënten worden zelf geen deelnemer van het MedMij Afsprakenstelsel, maar beide partijen nemen een dienst af van leveranciers die wél deelnemer zijn. Deze leveranciers houden zich aan de afspraken uit het MedMij Afsprakenstelsel.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een ggz-instelling voor het ontsluiten van gegevens binnen het MedMij-netwerk?
- Identiteit van patiënt verifiëren
- Checken of leverancier deelnemer bij MedMij is
- Contract aangaan met leverancier die aansluiting bij MedMij gaat regelen (of in huidig contract opnemen)
- Verwerkersovereenkomst aangaan met leverancier
- Leverancier controleren op nakomen afspraken verwerkersovereenkomst
- AVG
- Procedures omtrent calamiteiten gegevensuitwisseling
- Unieke zorgaanbiedersnaam bedenken
- Zorgaanbiedersnaam richting patiënten communiceren
- Contactpunt inrichten voor patiënten die gebruikmaken van PGO
Uitgebreide toelichting van MedMij
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een leverancier voor het ontsluiten van gegevens binnen het MedMij-netwerk??
- Bepalen welke set gegevens (de zogenoemde gegevensdiensten) vanuit welk systeem en met welke leverancier via MedMij wordt gedeeld
- Bepalen welke set gegevens (gegevensdienst) van personen in welk systeem en met welke leverancier via MedMij worden ontvangen
- Informatiebeveiliging op orde (DigiD, NEN 7510, overeenkomst met Logius)
- Alleen gegevens van personen van 16 jaar en ouder worden ontsloten
- Opvragingen en toestemmingen kunnen worden geregistreerd in het dossier van de patiënt
- (eventueel) servicelevels afspreken conform hetgeen binnen het MedMij Afsprakenstelsel wordt vereist
- Gebruikersvoorlichting voorleggen aan de zorgverleners binnen de organisatie (via communicatierichtlijnen aan de deelnemer)
- Advies over datum kwalificatie volgt in overleg met MedMij
Uitgebreide toelichting van MedMij
Hoe lang is de doorlooptijd voor een leverancier om deelnemer te worden aan het MedMij afsprakenstelsel?
De doorlooptijd is sterk afhankelijk van de leverancier zelf: hoe goed hebben ze zich voorbereid op de kwalificatie door Nictiz en de acceptatie door MedMij? Zijn ze al NEN7510 gecertificeerd? Pas als de leverancier is gekwalificeerd door Nictiz, geaccepteerd door MedMij en NEN7510 gecertificeerd, kan deze deelnemer worden aan MedMij. In het meest gunstige scenario is de doorlooptijd ca 4 weken. Anders is de doorlooptijd (heel) veel langer.
Voor meer informatie: neem contact op met het MedMij-loket voor alle informatie over aanmelding bij MedMij. Bel 070 - 317 34 34 of mail naar info@medmij.nl.
Nulmeting
Wat is de nulmeting?
De nulmeting is een online (beveiligde) vragenlijst om de stand van zaken ten opzichte van de doelstellingen van VIPP GGZ te meten. Om in aanmerking te komen voor subsidie is deelname aan deze nulmeting vereist. Klik hier voor meer informatie.
Naar boven
Waar bestaat de vragenlijst van de nulmeting uit?
De vragenlijst bestaat uit vragen die gaan over:
- Algemene feiten en cijfers van uw instelling;
- het vastleggen van patiëntgegevens;
- beschikbaarheid van persoonlijke medische gegevens voor patiënten;
- medicatieveiligheid: medicatieverificatie, voorschrijven en het actuele overzicht van de medicatie;
- de status van de inzet van e-health toepassingen
Naar boven
Hoe ziet het proces van de nulmeting eruit?
Een ggz-instelling die deel wil nemen aan de VIPP GGZ regeling geeft dit aan via nulmeting@vippggz.nl. Het programmateam VIPP GGZ controleert of de instelling in aanmerking komt (via DigiMV) en stuurt de instelling de nulmeting toe. De instelling vult de nulmeting in en stuurt het terug. Het kan zijn dat er aanvullende vragen vanuit het programmateam komen voordat de nulmeting definitief wordt gemaakt. Vervolgens ontvangt de instelling de rapportage, waarin staat voor welke modules ze subsidie kan aanvragen.
Hoeveel tijd kost het om de nulmeting in te vullen?
Het beantwoorden van de vragen vergt behoorlijk wat uitzoekwerk van verschillende disciplines binnen de instelling. Een instelling heeft twee weken de tijd om de nulmeting in te vullen. Hoeveel tijd het kost is sterk afhankelijk van de wijze waarop de informatie binnen de organisatie is vastgelegd.
Naar boven
Wat gebeurt er met de uitkomsten van de nulmeting?
Elke instelling ontvangt een rapportage met daarin de uitkomsten van de eigen nulmeting. Daarnaast plaatsen we een overzicht met de uitkomsten van alle instellingen op de VIPP GGZ Community voor projectleiders.
Naar boven
Zibs
Wat betekent zib?
Zibs zijn zorginformatiebouwstenen. Een zib beschrijft nauwkeurig wat er over een bepaald item van het zorgproces van de patiënt moet worden vastgelegd.
Naar boven
Welke zibs zijn verplicht?
In module A van de VIPP GGZ regeling worden verschillende zibs verplicht gesteld. Voor het behalen van module A1 zijn 13 zibs verplicht, voor module A2 zijn 29 zibs verplicht. Het voldoen aan de verplichting van een zib betekent dat de informatie precies volgens het model van de zib geregistreerd wordt, zoals beschreven op deze pagina. Wanneer een zib nog niet verplicht is, moet de desbetreffende informatie al wel vastgelegd en gedeeld kunnen worden met de patiënt.
Overzicht van de verplichte zibs in de modulen A1 en A2
Zijn de zibs opgesteld volgens de AVG-richtlijnen?
De zibs hoeven zelf niet volgens de AVG-richtlijnen opgesteld te zijn. Belangrijk is dat de instelling conform AVG omgaat met de in de zibs vastgelegde patiëntinformatie.
Gebruikersvereniging
Waar is de subsidie voor gebruikersverenigingen voor bedoeld?
De subsidie is bedoeld voor gebruikersverenigingen van EPD- en EVS-systemen voor ggz-instellingen. Gebruikersverenigingen kunnen subsidie aanvragen om daarmee de softwareleverancier de aanpassingen aan het EPD en EVS te laten bouwen en beschikbaar te stellen. Het gaat hierbij onder andere om in het inbouwen van zibs en voldoen aan het MedMij afsprakenstelsel.
De subsidievaststelling is niet gekoppeld aan een resultaatsverplichting, maar aan een inspanningsverplichting. Het kan namelijk zijn dat de gebruikersvereniging niet de juiste afspraken met de leverancier kan maken, waardoor de aangesloten ggz-instelling een achterstand hebben.
Waar moet een gebruikersvereniging aan voldoen?
- Gebruikersvereniging moet vóór 31 december 2018 (informeel) zijn opgericht.
- Gebruikersvereniging moet bij aanvraag van de subsidie een rechtspersoon zijn.
- Er dienen minimaal drie instellingen die zijn toegelaten voor het leveren van medisch specialistische zorg lid te zijn van de vereniging: waarvan minimaal één instelling een middelgrote, grote of integrale ggz-instelling is, zoals gedefinieerd in de regeling.
- De aanpassingen in de systemen moeten ter beschikking komen voor alle ggz-instellingen welke gebruik maken van deze systemen.
Wat is de deadline met betrekking tot het oprichten van een gebruikersvereniging?
De oprichtingsdatum van de gebruikersvereniging moet voor 31 december 2018 liggen. Om subsidie aan te kunnen vragen moet een gebruikersvereniging een rechtspersoonlijkheid zijn. Het omzetten naar een juridische rechtspersoonlijkheid mag van een latere datum zijn dan 31 december 2018.
Hoe moet een gebruikersvereniging subsidie aanvragen en is een eigen bijdrage verplicht?
Op 12 december 2018 heeft VWS bekendgemaakt dat zij het subsidiebedrag voor gebruikersverenigingen verhoogt van maximaal € 250.000 naar maximaal € 300.000.
Een gebruikersvereniging die subsidie wil aanvragen dient via het Subsidieportaal van DUS-I een projectplan met de verwachte kosten in (met een maximum van € 300.000).
Achteraf moet verantwoord worden dat er kosten zijn gemaakt gelijk aan het subsidiebedrag, geïnvesteerd in activiteiten zoals beschreven op blz. 24 in de Staatscourant. Hieronder vallen bijvoorbeeld softwareaanpassingen, maar ook overleguren. Een eigen investering is volgens de regeling niet vereist, maar kan indien noodzakelijk gefinancierd worden uit de gelden die aangesloten instellingen ontvangen uit de modules A, B en C.
Monitors en audit
Wat is het doel van de monitor?
Gedurende de looptijd van deze subsidieregeling wordt gemonitord of de geformuleerde ambities naar verwachting gerealiseerd worden. Voor instellingen is de monitor een moment om te zien hoe ver ze zijn in het realiseren van de resultaatsverplichtingen. Voor het programmateam van VIPP GGZ kan de monitor inzicht geven in onderdelen die extra ondersteuning behoeven. Tot slot kan het ministerie van VWS aan de hand van de monitor inschatten of het programma werkt zoals bedoeld.
Wanneer vinden de audits plaats?
De instelling selecteert zelf een auditpartij en zorgt dat deze in ieder geval wordt uitgevoerd voor 1 augustus 2021. De audit moet gaan over een periode van dertig dagen. Deze periode moet vóór 1 februari 2021 liggen.
Naar boven
Hoe streng zijn de audits in 2021?
Uit de audits moeten blijken dat 90% van de normen en doelen zijn behaald.
Naar boven
Mag ik zelf een auditpartij kiezen?
Op de website van VIPP GGZ wordt een lijst met auditoren geplaatst die VIPP audits mogen uitvoeren. Deze auditoren zijn onafhankelijk en verenigd in Norea, de beroepsorganisatie van IT-auditors. Het is niet mogelijk om af te wijken van deze lijst en zelf een auditpartij te kiezen.
Tip: Wacht niet met het zoeken van een auditor tot de audit. Wanneer de auditor eerder in het proces meekijkt, kan deze beter inschatten of de normen gehaald gaan worden.
Is er een standaard accountantsprotocol beschikbaar?
Naar boven